Empfangsbereich im Büro: Der erste Eindruck zählt

 

Flur-Eingang-Buerogestaltung-CI-Farben

Eingangsbereich mit Logo und CI-Farben

Machen Sie den besten Eindruck bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern.

Der erste Eindruck zählt

Vor dem ersten Besuch im Unternehmen schaue ich normalerweise auf die Webseite. Was bietet das Unternehmen genau an. Wie ist dieses aufgestellt? Auf der Webseite finde ich viele weitere Informationen oder auch nicht. Ich erhalte eine Vorstellung. Jetzt erst folgt das erste persönliche Kennenlernen vor Ort, Gebäude, Geschäftsräume und die Menschen, die für das Unternehmen stehen.

Versetzen Sie sich in Ihre Kunden oder Geschäftspartner, wenn diese Ihre Geschäftsräume betreten. Normalerweise sehen diese den Empfangsbereich mit der Theke. Gerade in diesen ersten Sekunden macht man sich als Besucher mehr unbewusst als bewusst sein eigenes Bild vom Unternehmen. Dieses sendet mit seinem Empfangsbereich und den Büroräumen ein klares Signal, das Sie bewusst gestalten können.

Ihre Räume bereiten Ihren Besucher auf die nun folgenden Gespräche vor. Ein positiv gestimmter Kunde folgt Ihren Ausführungen leichter.

Worauf kommt es im Empfangsbereich an?

Keinen guten Eindruck machen Trostlosigkeit, wie ein abgenutzter Empfangstresen, weiße Wände, ungepflegte Pflanzen und Kartons in der Ecke, die noch auf Entsorgung warten. Da denkt sich der Besucher, dass das Unternehmen vielleicht ein wenig unsortiert ist. Wenn Sie auf Sauberkeit und Ordnung Wert legen, demonstrieren Sie, dass Sie alles im Griff haben. Ein freundlicher und gepflegter Empfangsbereich zeigt Ihren Kunden und Geschäftspartnern: Das Unternehmen legt großen Wert darauf, dass Sie sich als Kunde und Mitarbeiter bei uns wohlfühlen.

Fünf gute Gründe für einen Empfangsbereich mit Ambiente:

  1. Die ansprechende Theke repräsentiert die Kompetenz des Unternehmens.
  2. Ein stimmungsvolles Farbkonzept bringt eine freundliche Raumstimmung in das Unternehmen.
  3. Dezent farbige Wände mit einer schönen Wandgestaltung geben der Büroetage ein sympathisches Ambiente.
  4. Sehr gute Beleuchtung beeindruckt, denn dunkle Büroräume verunsichern die Besucher.
  5. Gute Raumakustik dient einer effizienten Kommunikation zwischen Mitarbeitern am Empfang und Besuchern.

Tipps für einen Empfangsbereich mit Ambiente

Wie Sie Ihren Empfangsbereich gestalten, ist natürlich abhängig vom Unternehmen und seinem Tätigkeitsfeld. Eine Unternehmensberatung legt Wert auf Seriosität im Büro. Da ist ein schlichtes, edles Design wichtig und richtig. In einer Werbeagentur erwartet ein Besucher, von einem etwas farbenfroheren und kreativen Entrée begrüßt zu werden.

Überlegen Sie sich einfach als Chef oder als Facility Manager eines Unternehmens:

  • Wie wollen Sie sich als Unternehmen Ihren Besuchern und Geschäftspartnern präsentieren?
  • Wie wollen Sie Ihre Gäste empfangen?
  • Welchen ersten Eindruck sollen ihre Besucher bekommen?

Funktionalität Empfang

Der Eingangsbereich dient dazu, Besucher, Kunden, Bewerber und Geschäftspartner zu begrüßen und deren Anliegen anzunehmen. Dazu melden sich diese am Tresen beim Mitarbeiter am Empfang. Der Besucher wird gebeten, kurz zu warten, und setzt sich in die angebotene Sitzgelegenheit bis sein Termin startet. Da Besucher häufig nur Empfang, Wartebereich, Flur (mehr) und angrenzende Besprechungsräume (mehr) zu Gesicht bekommen, ist es hier entscheidend, einen hervorragenden bleibenden ersten Eindruck zu hinterlassen.

Ein bewusst sympathisch gestalteter Eingangsbereich mit Empfangstheke verbessert die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden. Je nach Unternehmenszweck ist es notwendig, dass die Kunden Sicherheit und Geborgenheit bekommen, wenn diese es brauchen. Wenn Sie als Unternehmen von der Weiterempfehlung Ihrer Kunden leben, ist eine bewusste Gestaltung Ihres Eingangsbereiches dafür entscheidend.

Mitarbeiter am Empfangstresen

Mitarbeiter an der Rezeption haben oft viele Aufgaben. Je nach Unternehmen ist der Empfang unterschiedlich strukturiert:

  • dazu gehört es, die Kunden zu betreuen,
  • zwischen extern und intern vermitteln, die Aufgaben zuzuweisen und weiterzugeben,
  • die Telefonzentrale betreuen, alle Anrufe entgegennehmen und weitervermitteln,
  • Post und Pakete anzunehmen und weiter zu verteilen.

Gerade durch diese hohe Vielfalt der Aufgaben ist es sinnvoll, genau zu sehen, dass die Mitarbeiter an der Rezeption einen sehr guten ergonomischen und praktischen Arbeitsplatz haben.

Neben der Gestaltung des Empfangsbereichs sind zudem freundliche Mitarbeiter hinter dem Tresen entscheidend für den ersten Eindruck, so dass sich der Kunde willkommen fühlt. Ein sympathischer Mitarbeiter, der den Besucher oder Kunden freundlich begrüßt, rundet den perfekten Empfangsbereich ab.

Raumakustik am Empfangstresen

In Büroetagen treffe ich auf viele unterschiedliche Raum-Probleme. Oft werde ich als Erstes um ein Farbkonzept gebeten. Doch im Vorgespräch geben die Verantwortlichen, Chef oder Facitlity-Manager, zu erkennen, dass es auch im Empfangsbereich zu laut ist. Der Grund dafür ist oft, dass in der Bürogestaltung hauptsächlich glatte Oberflächen für Boden, Empfangstheken und Einbauschränke eingesetzt werden. Nun ist es notwendig, sich über die Raumakustik Gedanken zu machen. Denn eine schlechte Raumakustik fördert Missverständnisse und bedeutet Stress für Mitarbeiter und Kunden.

Wartebereich für Kunden und Besucher

Wartende Kunden und Besucher bekommen daher eine Möglichkeit, sich kurz zu setzen. Alte, unbequeme Stühle vermitteln das Gefühl von Sparsamkeit des Unternehmens. Gemütliche Polstermöbel laden den Besucher ein, kurz zur Ruhe zu kommen, sich zu sammeln und sich auf das Gespräch im Unternehmen vorzubereiten. Dazu eignen sich einfachere Wartezimmer-Möbel bis hin zu eleganten Polstermöbeln. Damit wird der Empfang von wartenden Kunden ganz einfach entlastet bis es im Besprechungsraum weitergeht.

Achten Sie darauf, dass der Wartebereich nicht kühl und unnahbar, sondern freundlich und sympathisch wirkt. Richten Sie den Raum bewusst mit dezenten Wandfarben, Deko-Elementen und Pflanzen her. Pflanzen bringen neben einem gutem Raumklima ein wenig Natur in die Büroetage. Der Wartebereich wird farblich harmonisch abgestimmt, denn Wohlfühlambiente im Wartebereich garantiert gute Geschäfte.

Eine praktische Garderobe ermöglicht Ihren Besuchern, Ihre warmen Jacken und nassen Schirme abzulegen. Der Eingangsbereich soll nicht nur schön und schick sein, sondern auch den praktischen Bedürfnissen von Besuchern, Kunden und Mitarbeitern dienen.

Um die Wartezeit zu verkürzen, können Sie Getränke oder Lesematerial anbieten. Für angebotene Getränke eignen sich kleine Tische, die nur wenig Platz benötigen. Hier liegt natürlich die Firmenbroschüre aus. Zeitschriften werden am besten auf einem Ständer untergebracht.

Farbkonzept und Unternehmensphilosophie

Viel Weiß an den Wänden wirkt im Büro besonders kalt und unpersönlich. Die weißen Wände strengen die Augen an, da sich die Pupillen verengen und die Farbwahrnehmung dadurch reduziert wird. Hintergrund ist, dass Augen, Ohren, Haut, Nase und Mund alle Sinnes-Eindrücke im Büro aufnehmen, wobei das Auge 80 % davon sammelt. Nach Weiterleitung der Reize an das Gehirn verarbeitet es diese Sinneswahrnehmungen zu einem Gefühl. Exakt dieses Gefühl kann ich in der Bürogestaltung mit dem Einsatz von Farben, Licht und Material bewusst steuern.

Der Empfangsbereich ist der ideale Ort, um allen die Unternehmensphilosophie visuell zu vermitteln. Hier ist Platz für das Logo mit den CI-Farben. Bewusst gewählte sanfte Wandfarben, die mit den CI-Farben harmonieren, eignen sich für den Eingangsbereich, um ein freundliches Ambiente zu erzeugen. Mehr zum Einsatz der Marke als Farbe im Büro.

 

Mit einem Farbkonzept, in dem Bodenbelag, Möbelstoffe, Wandflächen und Vorhänge harmonisch aufeinander abgestimmt werden, erhält der Eingangsbereich eine individuelle und persönliche Note. So werden Bodenwand und Möbel farbig passend zusammengestellt, damit Farbe richtig wirkt. Ein modern und luftig gestalteter Eingangsbereich zeigt Besuchern, dass dieses ein modernes und freundliches sowie offenes Unternehmen ist.

Zusammenfassung

Gerade in der Geschäftswelt ist der erste Eindruck oftmals der entscheidende. Normalerweise ist dieser das erste, was Besucher von Ihrem Unternehmen wahrnehmen. Ein einladender Eingangsbereich ist daher besonders wichtig. Damit erleben Besucher wie Mitarbeiter ein Unternehmen mit einem angenehmen und sympathischen Ambiente.

Nutzen Sie die Chance, einen positiven Eindruck bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern herzustellen.

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